Di prodi kesehatan, sebagian besar proses belajar terjadi di luar kelas: praktik klinik, praktik kerja lapangan (PKL), KKN, dan penyusunan tugas akhir. Justru bagian ini yang paling sering dicatat di buku, grup chat, atau spreadsheet yang berbeda-beda. Artikel ini merinci apa yang perlu dicatat sistem akademik dan apa yang perlu ditanyakan ke vendor.
Kenapa pencatatan kegiatan lapangan sering berantakan
- Pembimbing, lokasi, dan jadwal tersebar di beberapa dokumen.
- Status mahasiswa (sedang praktik, selesai, mengulang) tidak terlihat oleh bagian akademik.
- Nilai praktik masuk terlambat karena dikumpulkan manual.
- Laporan untuk pimpinan atau akreditasi harus disusun ulang dari nol.
Data yang sebaiknya tercatat
Praktik klinik dan PKL
- Mahasiswa, lokasi praktik, dan periode.
- Pembimbing akademik dan pembimbing lapangan.
- Status kegiatan dan hasil penilaian.
KKN
- Kelompok, lokasi, dan pembimbing.
- Status kelulusan kegiatan.
Tugas akhir
- Judul, pembimbing, dan tahapan (proposal, seminar, sidang).
- Penilaian dan status kelulusan.
- Naskah akhir yang tersimpan rapi, sehingga mudah ditelusuri.
Pertanyaan untuk vendor
- Apakah tugas akhir, PKL, dan KKN punya modul sendiri, atau hanya dianggap mata kuliah biasa?
- Bisakah pembimbing lebih dari satu orang per mahasiswa dicatat?
- Siapa yang bisa melihat dan mengubah data kegiatan: mahasiswa, dosen, atau staf prodi?
- Bagaimana nilai kegiatan masuk ke transkrip dan KHS?
- Apakah ada rekap yang bisa dipakai untuk laporan prodi?
Sedikit tips praktis
- Mulai dari satu jenis kegiatan (misalnya tugas akhir) sebelum memindahkan semuanya.
- Samakan istilah tahapan dengan pedoman akademik kampus agar tidak membingungkan dosen.
- Tentukan satu orang di prodi yang bertanggung jawab atas kebenaran data kegiatan.
Sisfo Akademik mencakup pengelolaan tugas akhir, PKL, dan KKN dalam satu sistem akademik. Ringkasnya ada di halaman manajemen akademik. Untuk gambaran fitur lain, baca fitur SIAKAD yang dipakai kampus kesehatan.
Contoh alur tugas akhir dan statusnya
- Pengajuan judul. Mahasiswa mengajukan, prodi menyetujui dan menetapkan pembimbing.
- Bimbingan dan proposal. Catatan bimbingan tersimpan, lalu seminar proposal dinilai.
- Penelitian atau penyusunan. Status progres terlihat oleh pembimbing dan prodi.
- Sidang akhir. Penguji, jadwal, dan nilai tercatat.
- Revisi dan pengesahan. Naskah akhir diarsipkan, nilai masuk ke transkrip.
Dengan alur seperti ini, prodi bisa menjawab pertanyaan sederhana tanpa membuka lima dokumen: berapa mahasiswa yang sedang menyusun, siapa yang belum punya pembimbing, dan siapa yang siap sidang.
Siapa melihat apa
| Peran | Akses yang masuk akal |
|---|---|
| Mahasiswa | Mengajukan judul, melihat pembimbing dan jadwal, melihat status dan nilainya sendiri |
| Pembimbing | Melihat mahasiswa bimbingannya, memberi persetujuan dan nilai |
| Staf prodi | Menetapkan pembimbing dan penguji, memantau seluruh progres |
| Pimpinan | Melihat rekap jumlah dan status untuk pengambilan keputusan |
Risiko bila tidak tercatat rapi
- Mahasiswa menunggu tanpa tahu status, lalu menumpuk di akhir semester.
- Beban bimbingan dosen tidak seimbang karena tidak ada rekap.
- Nilai praktik dan tugas akhir terlambat masuk, sehingga yudisium tertunda.
- Bukti kegiatan sulit ditunjukkan saat akreditasi.
Rekap yang berguna tiap bulan
- Jumlah mahasiswa per tahapan tugas akhir.
- Dosen dengan jumlah bimbingan di atas rata-rata.
- Mahasiswa yang lama di satu tahapan tanpa kemajuan.
- Kegiatan praktik yang belum memiliki nilai.
Pertanyaan umum
Apakah SIAKAD mencatat praktik klinik?
Itu tergantung produk. Pastikan vendor menunjukkan langsung bagaimana kegiatan praktik dicatat, siapa pembimbingnya, dan bagaimana nilainya masuk ke transkrip.
Apakah tugas akhir bisa dipantau per tahapan?
Sistem yang baik mencatat tahapan seperti proposal, seminar, dan sidang. Minta vendor mendemokan alurnya.
Siapa yang sebaiknya menginput data kegiatan?
Biasanya dibagi: mahasiswa mengisi data dirinya, dosen pembimbing memvalidasi, dan prodi memantau. Tanyakan apakah hak akses bisa diatur seperti itu.