Pelaporan PDDikti adalah pekerjaan rutin yang menumpuk di akhir semester. Kalau data akademik disimpan di sistem yang terpisah dari Feeder, tim akademik harus memindahkan data dengan tangan, dan di situlah kesalahan muncul. Artikel ini merangkum urutan kerja dan kesalahan umum, lalu menunjukkan apa yang perlu dimiliki SIAKAD.
Checklist tiap semester
- Awal semester. Pastikan data prodi, kurikulum, dan mata kuliah di sistem sudah sama dengan yang ada di Feeder.
- Setelah registrasi. Pastikan status mahasiswa aktif, cuti, dan non-aktif sudah benar.
- Setelah KRS. Periksa bahwa kelas kuliah dan dosen pengajar sudah tercatat.
- Setelah nilai. Pastikan semua mata kuliah sudah memiliki nilai dan tidak ada yang kosong.
- Setelah yudisium. Siapkan data kelulusan dan ijazah.
- Sebelum batas pelaporan. Sinkronkan, periksa daftar galat, dan perbaiki sebelum dikirim.
Kesalahan yang sering terjadi
- Data dosen pengajar kosong. Kelas ada, tetapi dosen tidak terhubung ke kelas.
- Nilai belum lengkap. Ada mahasiswa yang KRS-nya sudah masuk tetapi nilainya belum diinput.
- Status mahasiswa tidak sinkron. Mahasiswa sudah cuti di kampus, tetapi di Feeder masih aktif.
- Kurikulum dan mata kuliah berbeda. Kode atau SKS di sistem kampus tidak sama dengan Feeder.
Yang perlu dimiliki SIAKAD
- Sinkronisasi data akademik ke Feeder dari aplikasi yang sama, tanpa input ganda.
- Impor data awal dari Feeder, bagi kampus yang baru berpindah sistem.
- Daftar galat atau pengecualian yang bisa ditindaklanjuti sebelum batas pelaporan.
- Monitor kelengkapan nilai, supaya dosen yang belum menginput bisa dikejar lebih awal.
Integrasi Feeder PDDikti di Sisfo Akademik dijelaskan di halaman fitur Feeder. Untuk perencanaan lebih luas, lihat fitur SIAKAD untuk kampus kesehatan.
Cara membagi pekerjaan di tim akademik
| Peran | Tugas |
|---|---|
| Operator Feeder (BAAK) | Menjalankan sinkronisasi dan memantau daftar galat |
| Staf prodi | Memastikan kurikulum, kelas, dan dosen pengajar lengkap |
| Dosen | Menginput nilai tepat waktu |
| Keuangan | Menjaga status registrasi mahasiswa tetap benar |
Jadwal mundur dari batas pelaporan
Batas waktu pelaporan mengikuti pengumuman resmi dari kementerian, jadi periksa tanggal terbaru. Pola kerja yang aman adalah bekerja mundur dari batas itu:
- Beberapa minggu sebelumnya: kejar dosen yang belum menginput nilai lewat monitor kelengkapan.
- Dua minggu sebelumnya: sinkronkan pertama kali dan catat semua galat.
- Satu minggu sebelumnya: perbaiki galat, sinkronkan ulang, bandingkan jumlah mahasiswa dan kelas.
- Hari terakhir: hanya untuk pengecekan akhir, bukan pekerjaan baru.
Membaca galat sinkronisasi
Pesan galat Feeder biasanya menunjuk ke data yang tidak lengkap atau tidak konsisten. Kelompokkan galat menurut jenisnya (mahasiswa, kelas, nilai, dosen), lalu selesaikan satu kelompok sampai habis sebelum pindah ke kelompok lain. Catat penyebabnya agar tidak berulang semester depan.
Kampus baru berpindah sistem
Bila kampus baru memakai SIAKAD, data awal sering sudah ada di Feeder. Impor data dari Feeder membantu mengisi data mahasiswa, kurikulum, dan riwayat, sehingga tidak perlu mengetik ulang. Pastikan hasil impor diperiksa oleh prodi sebelum dipakai untuk pelaporan.